Cos’è la Business Intelligence e perchè serve alla tua azienda

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Sai cosa rende un business intelligente? I dati!

“Se non disponi di DATI hai solo delle OPINIONI” 

Non si può pensare di gestire un’azienda “di pancia” ossia fidandosi del proprio intuito e delle proprie convinzioni. Troppo spesso il mercato non la pensa come noi, non conosce i processi aziendali come noi, non conosce i nostri prodotti e non sempre ha un comportamento ripetitivo nel tempo.

I Dati sono il nuovo petrolio

Ma non basta avere dati per poter prendere decisioni migliori. I dati da soli sono inutili se non abbiamo strumenti in grado di raccoglierli, aggregarli e collegarli tra loro per renderli informazioni

Questi strumenti prendono il nome di business intelligence.

Differenza tra dati e informazioni

I dati di cui un’azienda dispone sono tantissimi e spesso difficili da leggere, ma soprattutto sono dati grezzi.

Volendola vedere in un altro modo possiamo considerare i dati come le singole azioni/transazioni che avvengono quotidianamente intorno all’azienda.

Esempi di dati

    • Un utente effettua un acquisto da noi => questo è un dato
    • Acquisiamo l’anagrafica di un utente => questo è un dato
    • Un prodotto viene spostato da un magazzino ad un altro => questo è un dato
    • Ordiniamo un prodotto da un fornitore => questo è un dato
    • Stocchiamo un prodotto nel magazzino => questo è un dato
    • Emettiamo una fattura => questo è un dato
    • Riceviamo un pagamento => questo è un dato

E potrei continuare con una lista infinita di situazioni che ci consentono di acquisire dati.

Come è facile comprendere, questi dati da soli non hanno molto valore né premettono a manager o decision maker di fare analisi o prendere decisioni sul futuro aziendale.

Proviamo ad immaginare un’azienda di grandi dimensioni e a pensare alla quantità di dati grezzi che può generare ogni giorno.

I data base delle aziende sono organizzati in tabelle che contengono centinaia di migliaia (se non di milioni di righe) . Una tabella potrebbe essere quella delle vendite in cui viene riportata ad esempio ogni singola vendita effettuata dall’azienda. Un’altra tabella potrebbe essere quella delle informazioni anagrafiche dei clienti ecc.

Esempi di informazioni

In quest’ottica tutta questa mole dati risulta essere illeggibile e di poco valore, tuttavia se riusciamo ad aggregarli e legarli ad altri dati logicamente collegati possiamo ottenere un grandissimo valore. Potremmo ad esempio:

    • Estrarre un trend di vendita per un certo prodotto

 

    • Estrarre dati predittivi per conoscere gli andamenti futuri di vendita

 

    • Estrapolare informazioni complesse sul comportamento di nostri utenti: riporto un esempio vissuto in prima persona in una grande Utility italiana. Confrontando la periodicità di switching (ossia di cambiamento di fornitore di energia elettrica), con la situazione creditizia di alcuni clienti si riesce ad arginare il problema degli “switchatori seriali” ossia quegli utenti che non pagano il consumo elettrico e cambiano gestore prima che questo possa “staccare la luce”

 

    • Collegare informazioni legate a più processi aziendali per migliorare il servizio offerto/ridurre i costi. Anche in questo caso riporto un esempio preso dalla mia attività di consulente di Business Intelligence (se sei curioso di sapere di più sul mio conto leggi Chi sono).  Una multinazionale che produce e commercializza, tra le altre cose, caldaie e climatizzatori, propone una garanzia di 2 anni su ogni prodotto venduto. Mettendo in relazione il processo di vendita con quello di gestione degli interventi in manutenzione è possibile estrapolare quali prodotti hanno un tasso di rottura molto alto in relazione alle quantità vendute e rivedere il processo di costruzione degli stessi per ridurre enormemente i costi legati alla garanzia.

Questi sono esempi di informazioni che permettono a manager e proprietari di azienda di prendere decisioni supportate dai dati, ossia di rendere l’azienda data driven. Questo tipo di informazioni hanno un enorme valore in quanto danno un quadro chiaro ed immediato della situazione e permettono non solo di scoprire problemi ma anche e soprattutto di circoscriverli e quindi trovare un’adeguata soluzione tempestivamente.

 

Diverse tipologie di Business Intelligence (BI)

La BI, come visto, è un processo che si fonda su una grande quantità di dati e che, supportata da appositi strumenti informatici e di esperti del settore (data analist e architetti dei dati), permette di estrapolare informazioni di grande importanza per l’azienda e per il manager che legge ed interpreta tali informazioni.

Esistono però due tipologie di BI:

  • BI strategica: in questo caso parliamo di un tipo di BI rivolto al top managment delle aziende ed è utile a dare informazioni di facile lettura attraverso grafici e mappe visive. Questa tipologia di dashboard è di facile lettura ed estrapola le informazioni core senza scendere troppo nel dettaglio.

Nell’immagine vediamo un esempio di dashboard composta da grafici che espongono in un’unica vista tutti i principali KPI ( Key Performance Indicator ) dell’azienda.

È un tipo di reportistica riassuntiva e che serve a dare “il polso della situazione” a chi deve prendere decisioni. Sono dati molto aggregati

  • BI operativa: la reportistica di questa seconda categoria invece è invece rivolta ad un managment di medio livello che deve controllare il comportamento operativo dell’azienda e deve effettuare analisi con un maggior livello di dettaglio. Solitamente questa tipologia di reportistica è molto più dettagliata rispetto ai dashboard per il top managment ed ha un formato tabellare che permette di effettuare diverse tipologie di analisi aumentando o diminuendo il livello di dettaglio tramite un semplice drag e drop di informazioni.

Vantaggi della Business Intellligence

La Business Intelligence è dunque un processo che, introdotto in azienda, consente di sviluppare il proprio business assumendo decisioni orientate dai dati. L’obiettivo della Business Intelligence è quindi la revisione dei processi decisionali e gestionali rendendoli data driven, in un’ottica di miglioramento generale delle performance. Ecco alcuni dei  benefici della Business Intelligence in ambito aziendale:

Economicità del processo

Una volta adottati gli strumenti tecnici e individuati gli obiettivi dell’analisi, il processo di reporting e di analisi è effettuato in automatico e permette di monitorare in tempo reale l’efficacia delle decisioni strategiche assunte dal management

Omogeneità delle informazioni

In ogni settore dell’azienda i manager possono condividere  dati univoci sull’andamento del mercato, dell’azienda e sulle eventuali criticità da affrontare

Velocità ed efficacia delle decisioni

Il lavoro di selezione dei dati e i risultati forniti dal software di Business Intelligence consentono di assumere decisioni veloci e fondate su elementi certi




Migliore gestione dei dati aziendali

Un sistema di BI consente di rendere migliore, e dunque più sicura la gestione dei dati, nel rispetto del GDPR, il nuovo Regolamento europeo sulla raccolta e gestione dei dati nell’ottica del rispetto della privacy

 

La Business Intelligence è veramente la chiave per interpretare le tendenze del mercato e condizionare positivamente le strategie aziendali per orientarle verso i desideri e i nuovi comportamenti del pubblico. Creare nuovi prodotti, migliorare la customer experience intercettando la domanda di nuovi beni e servizi è una possibilità offerta ai decision maker, impensabile fino a venti anni fa.

Il marketing, la produzione, la gestione interna di un’azienda possono essere rivoluzionati grazie a strategie elaborate sulla base dei dati forniti da processi di Business Intelligence. Questo strumento aiuta le aziende a ragionare in termini di risposta alle esigenze del cliente, e non solo di prodotto, attraverso l’analisi degli interessi e comportamenti, per individuare le nuove tendenze e i suoi desideri.

 

 

Da cosa partire per affrontare un progetto di Business Intelligence

Ovviamente una fase molto importante e delicata è quella delle selezione delle informazioni che si vogliono monitorare. Ogni azienda ha moltissimi dati e si possono creare infinite analisi intrecciando tra loro questi dati. Il rischio tuttavia è quello di ritrovarsi a monitorare una lista infinita di KPI perdendo così di fatto il valore delle informazioni che se individuano e sprecando moltissimo tempo. Ecco perché anche in un progetto di Business Intelligence o BI è fondamentale focalizzarsi su poche informazioni molto importanti (in linea con il Principio di Pareto, se non lo conosci ecco un articolo che lo spiega molto bene).

Per poter individuare cosa è davvero importante e di valore si può adottare un principio che va dal macro fino al micro attraverso le seguenti fasi:

    1. Individuazione di quali sono gli obiettivi aziendali o della specifica funzione/reparto
    2. Scelta dei principali KPI che permettono di monitorare l’andamento di quella specifica funzione
    3. Selezione dei principali processi aziendali sottesi a quei KPI
    4. Individuazione dei principali dati grezzi da analizzare per costruire quei KPI

Volendo fare un esempio pratico, potremmo prendere come riferimento l’area sales e marketing di un’azienda.

L’obiettivo principale del reparto potrebbe essere quello di conoscere quali canali producono il maggior numero di vendite per l’azienda con un budget minore (ossia con quale canale si ottiene un ROI più elevato).

A questo punto i KPI da controllare potrebbero essere:

    • Roi per ogni canale
    • Numero di vendite prodotte dal canale
    • Investimento in quel canale

Ora finalmente possiamo individuare quali dati ci sia necessità di tracciare, raccogliere, pulire ed aggregare.

Ovviamente poi per ogni esigenza specifica c’è bisogno di un’analisi che tenga conto di quali processi aziendali vengono coinvolti, di  una mappatura dell’infrastruttura tecnologica dei sistemi utilizzati dall’azienda e della definizione di un requisito dettagliato sull’esigenza.

 

La Business Intelligence serve alla tua azienda?

Arriviamo alla considerazione forse più spinosa della questione. Se hai letto tutto questo articolo ti sarai reso conto che la BI è un processo che va inserito in azienda, che può aiutare molto la tua azienda sia nella fase di crescita che di consolidamento ma ti starai anche chiedendo se fa per la tua azienda.

La BI è un processo, non un tool

Partiamo da una considerazione. La BI si fa attraverso tool informatici e software studiati e customizzati per raccogliere ed analizzare dati. La diffusione di internet e il progredire della tecnologia ha diffuso un enorme quantità di software che rispondono ad esigenze simili a costi enormemente differente.

Inoltre grazie ad internet moltissime attività vengono già tracciate praticamente gratis (basti pensare a tutti i dati raccolti da Google Analytics o i vari toool di Analytics di Facebook e gli altri social network).

Ovviamente tool differenti presentano funzionalità e caratteristiche differenti e pertanto non tutti i tool sono necessari per la tua azienda e contemporaneamente non tutti i tool riescono a soddisfare le tue esigenze specifiche.

 

Fatta questa doverosa premessa, è arrivato il momento di rispondere alla domanda che ha dato il titolo al paragrafo e cioè: La Business Intelligence serve alla tua azienda?

 

La risposta breve è quasi sempre si!

Ma ci sono ovviamente delle considerazioni da fare.

Innanzitutto bisogna capire la grandezza della tua azienda e di conseguenza i processi aziendali da considerare, la mole dati da gestire ed il budget a disposizione.

In base a queste variabili si possono scegliere i software più adatti alle proprie esigenze.

Che strumento di Business Intelligence scegliere per la propria azienda

CI sono tool che hanno costi di licenzia di qualche migliaia di euro al mese, io ad esempio sono un consulente di Business intelligence su SAP BW che è il tool di BI di SAP (se non conosci la BI di SAP dai pure un’occhiata qui ).

SAP è il leader di mercato dei sistemi gestionali (ERP, CRM ecc) e di conseguenza il suo tool di BI è molto diffuso e davvero molto efficiente e customizzabile. Tuttavia stiamo parlando di una soluzione davvero completa, complessa, versatile, veloce e che permette di integrare ed estrapolare dati da qualsiasi fonte esterna. E proprio per questo abbastanza costoso e che quindi probabilmente non necessario ad aziende piccole che hanno pochi dati, pochi dipendenti e pochi processi da monitorare.

Esistono poi tool praticamente gratuiti come appunto Google Analytics (ad onor di cronaca ha anche una versione a pagamento che da maggiori possibilità di analisi) che monitora ed analizza tutti gli eventi su un sito internet.

 

Quindi sulla base delle tue esigenze dovrai scegliere il tool che fa per te, ma in ogni caso se vuoi che la tua azienda resti in piedi, possa crescere, analizzare quello che succede e non subire il mercato devi capire che hai bisogno di dati, di capire cosa succede intorno a te e prendere decisioni che si basano su fatti misurabili.

Nuove frontiere della Business Intelligence: da analisi del passato a previsione del futuro

La Business Intelligence ha vissuto in questi anni una evoluzione che l’ha trasformata da strumento per l’analisi retrospettiva a mezzo per l’analisi sempre più real-time e predittiva. Inizialmente il focus della Business Intelligence è stato analizzare lo storico dei dati raccolti per arrivare a spiegare con precisione cosa era già successo. Per esempio, analizzare la distribuzione geografica delle vendite per identificare le preferenze dei consumatori in diverse regioni.

Trasformare la BI in uno strumento predittivo significa arrivare a spiegare non solo come un fenomeno (le dinamiche di vendita) si è verificato in passato ma come continua a evolvere e come probabilmente si concretizzerà in futuro. Dai dati disponibili deve essere cioè ricavato un modello del fenomeno che si sta analizzando, non semplicemente uno storico.

Le nuove possibilità della Business Intelligence derivano dall’evoluzione delle tecnologie hardware e software collegate alla gestione dei dati. Un modello significativo di un fenomeno si può trarre solo da una grande quantità di dati (Big Data).

Oggi sono aumentate le possibilità di raccogliere questi dati, immagazzinarli in database allo stesso tempo capaci e performanti ed elaborarli con piattaforme ad alte prestazioni. Questo evitando il flusso tradizionale di memorizzazione in un database e successiva estrazione di un sottoinsieme di dati tipico del data warehousing tradizionale.

 

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