Un buon sistema di Business Intelligence: vantaggi e costi di non averlo

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Un buon sistema di Business Intelligence: vantaggi e costi di non averlo

Un buon sistema di business intelligence (e relative analisi dati), può avere un impatto molto importante sulla vita e crescita dell’azienda.

Avere informazioni di facile accesso e lettura significa migliorare le decisioni che si prendono

Migliori decisioni significano miglioramento delle performance aziendali.

Ho parlato di questo concetto nell’articolo Piramide DIKW: dai dati alla saggezza grazie alla Business Intelligence

 

Ma non divaghiamo e andiamo a vedere nello specifico questi vantaggi.

Vantaggi di un buon sistema di Business intelligence

Miglioramenti economici

Alcuni dei benefici economici, facilmente misurabili, sono:

Incremento degli utili

L'AUMENTO DEL FATTURATO NON SIGNIFICA FARE UTILI - Alessandro Vella

Partiamo da quello più importante nella crescita e prosperità di un’azienda.

Parliamo di utili e di come sia possibile aumentarli attraverso un buon sistema di business intelligence.

Questo obiettivo è ottenibile attraverso due possibili strade, l’incremento dei ricavi e la riduzione dei costi:

    1. Incremento ricavi
        • Identificazione dei clienti più redditizi.
        • Identificazione di opportunità di cross-selling.
        • Ottimizzazione politiche di prezzo.
        • Maggiori ricavi.
    1. Diminuzione Costi
        • Visione chiara dei centri di costo.
        • Riduzione costi operativi
Acquisizione clienti e customer retention

    1. Incremento ricavi
        • Miglioramento dei livelli di servizio.
        • Miglioramento delle vendite grazia alla possibilità di fornire informazioni accurate e tempestive.
    1. Diminuzione Costi
        • Riduzione sforzi di marketing.
        • Riduzione costi dovuti a correzione di errori, risoluzione di problemi e non soddisfazione del cliente.

Efficienza operativa

    1. Incremento ricavi
      • Miglior visione dell’intero processo, dall’ordine all’incasso.
      • Accelerazione dei cash-flow
    1. Diminuzione Costi
      • Identificazione dei colli di bottiglia.
      • Ottimizzazione dei processi produttivi
      • Ottimizzazione del magazzino.
      • Riallocazione risorse lavorative.

Produttività degli utenti della BI

Inteligência de mercado e trade marketing: conceito e aplicaçõesNeogrid Blog

 

  1. Incremento ricavi
        • Maggior tempo disponibile da dedicare a clienti e iniziative di crescita.
  1. Diminuzione Costi
        • Accesso più veloce alle informazioni e quindi riduzione dei tempi dedicati alle analisi.
        • Migliore qualità dei dati, che riduce la possibilità di errore e il tempo dedicato alla pulizia.
        • Meno esperti di Excel per manipolare i dati.
        • Meno database (Access, Excel,…) e meno report da manutenere.

Produttività dei sistemi informativi

Addetto all'aggiornamento dei sistemi informativi presso il MiBACT – Artjob

  1. Incremento ricavi
        • Possibilità di offrire la reportistica come servizio aggiuntivo ai clienti.

2.Diminuzione Costi

        • Riallocazione del personale su progetti strategici.

Benefici intangibili

Accanto ai benefici descritti sopra, esistono altri “benefici intangibili” e che comunque contribuiscono al miglioramento delle performance aziendali. Eccone alcuni:

      • Miglior servizio clienti
      • Miglioramento nelle relazioni pubbliche
      • Miglioramento della percezione dell’azienda da parte di clienti, azionisti e pubblico in generale.
      • Aumento dell’efficacia competitiva

Il rischio che si corre non avendo un buon sistema di Business Intelligence

Analisi dei dati e social per le decisioni strategiche - Gevi Academy

In assenza di un sistema di Business Intelligence ci si trova a realizzare analisi su basi dati con le seguenti peculiarità:

      • Frammentazione
      • Incompletezza
      • Mancanza di validazione
      • Mancanza di documentazione
      • Disegno orientato alle attività operative

A causa dei problemi appena descritti, in azienda è facile riscontrare il malumore di chi, dovendo prendere decisioni o dedicarsi a particolari azioni di pianificazione aziendale, trova difficoltoso ottenere i dati necessari a supportarle.

Andiamo ad analizzare le principali difficoltà che si potrebbero incontrare in un’azienda che in assenza di un buon sistema di Business Intelligence “naviga a vista” tra il caos e le decisioni “prese di pancia”.

Quanto costa non avere un sistema di BI?

Rispondere a questa domanda  non è semplice. Il profitto non è immediato, e nemmeno costante nel tempo dato che una soluzione BI tende ad evolvere, comportando sì nuovi costi, ma anche nuove possibilità di risparmio e guadagno. Occorrerebbe trovare una formula che, presi in considerazioni i benefici elencati nella sezione precedente, quantifichi monetariamente ciascuno di essi.

Proviamo allora a guardare la questione da un punto di vista opposto, e poniamoci una domanda un po’ diversa: quanto ci costa non avere una soluzione BI? Ossia, quanto risparmiamo implementandola?

Una formula che ha il solo scopo di fornire un’idea di quanto possiamo risparmiare grazie alla Business Intelligence è la seguente:

C x D x H x S = risparmio in €

dove C è il numero di differenti business partner con cui l’azienda ha a che fare, D il numero medio di documenti (report, dashboard, ecc.) sviluppati tramite la BI per business partner, H il numero medio di ore mensili impiegate per la definizione, lo sviluppo e la validazione di un documento prodotto in modo tradizionale, e S lo stipendio orario medio per dipendente. Questo risparmio può facilmente raggiungere numeri considerevoli, senza contare il guadagno in valore aggiunto per l’azienda.

Assenza di controllo

Il controllo di gestione, base di ogni scelta imprenditoriale - Studio Stefani Commercialisti

Questo è un aspetto abbastanza semplice da immaginare e capire.

Se non ha si ha una chiara definizione e conoscenza di quello che accade in azienda, attraverso numeri e dati oggettivi, è impossibile pensare di poter avere il controllo dell’azienda e della sua vita.

Senza controllo un’azienda non può prosperare perchè si troverebbe a “navigare costantemente a vista”.

Impossibilità di prevedere gli andamenti del mercato

Cinque previsioni per i prossimi anni - Zeus News

Oggi nessuna azienda può muoversi in modo efficace sul mercato senza fare costantemente previsioni a breve, medio e lungo termine sull’andamento del suo business. Questo per essere in grado di soddisfare sempre la domanda stimata evitando problemi come, per esempio, lo stock insufficiente di un prodotto che registra invece un picco di richieste. Data la dinamicità dei mercati, prevedere l’andamento della domanda e la tua capacità di soddisfarla permette di conservare quote di mercato che potrebbero, senza tali previsioni, essere conquistate da concorrenti più reattivi della tua azienda nel soddisfare la clientela.

Combinare questi fattori in una previsione “di pancia” è troppo rischioso. Chi vuole avere previsioni attendibili nel lungo periodo deve usare strumenti di Business Intelligence e di Analytics che partano dai dati generati dall’azienda (vendite, ordini, lead, dati storici…) per arrivare a definire un modello attendibile dell’andamento del suo business

Non conoscere i propri clienti

Il cliente è sovrano, oggi più che mai. Ma il successo dei tuoi clienti dipende da quanto comprendi la loro traiettoria, dal potenziale cliente “freddo” a quello abituale, fino al difensore del marchio. Come azienda, devi capire cosa avviene in corrispondenza di ogni punto di contatto e, fattore ancor più importante, cosa manca.

Se le informazioni di cui disponi sono memorizzate su piattaforme diverse senza essere scambiate, non ti sarà possibile snellire i punti di contatto dei clienti o migliorare la loro esperienza complessiva.

Muoversi sulla base dell’istinto

“Siamo tutti umani” recita un adagio popolare proprio per ammettere l’ovvia possibilità di commettere errori. Errori dovuti a valutazioni errate, scelte intempestive o prese sull’onda emotiva di un determinato momento o semplicemente fatte d’istinto.

In modo molto pratico, possiamo dire, ad esempio, che i dati possono aiutare il reparto vendite ad identificare meglio le opportunità di vendita mentre il team che si occupa di logistica può utilizzare quegli stessi dati per ottimizzare il processo di approvvigionamento evitando il rischio di esaurimento delle scorte e quello di riempire gli scaffali di merce che resterà invenduta. Ogni settore o dipartimento aziendale può beneficiare dei dati per le proprie decisioni e previsioni.

Fino a qualche anno fa, le decisioni e le previsioni venivano “ispirate” solo dall’esperienza e dallo storico di un determinato settore. Parametri importanti ma non sufficienti a evitare rischi e imprevisti.

La Business Intelligence ci permette di superare questo limite raggiungendo traguardi che fino a pochi anni fa sembravano fantascienza.

Non riconoscere i cambiamenti del mondo che ci circonda

Non potremo riconoscere un cambiamento prima che ci travolga se non siamo in grado di:

    • fotografare quello che accade ogni giorno/mese dentro e fuori dall’azienda
    • utilizzare i dati per fare previsioni future

I due punti appena enunciati rappresentano proprio gli obiettivi che il team di Business Intelligence in azienda dovrebbe prefiggersi di raggiungere

Silos di dati

Consolidating data silos: What enterprises need to know to harmonize data

Molto spesso accade che la conoscenza dei dati sia frammentata e suddivisa su più persone che hanno una scarsa interazione tra di loro.

L’utilizzo di una vasta gamma di fonti dati aziendali comporta la memorizzazione di una cospicua quantità di informazioni, stoccate in diversi silos di dati isolati. In pratica, questi contenitori di dati a tenuta stagna ti impediscono di avere una visione globale della situazione, lasciandoti senza un’unica “fonte di verità”

La situazione appena descritta può causare problemi di interpretazione dei dati e può portare alla creazione di report inconsistenti, il cui utilizzo da parte del management può dar luogo a decisioni non ottimali e dunque inficiare la pianificazione aziendale e gli obiettivi da raggiungere.

Il problema potrebbe essere risolto attraverso un sistema centralizzato di Business Intelligence  con un unico Datawarehouse in cui vengono storicizzati i dati ed effettuate tutte le operazioni di transcodifiche, elaborazioni e arricchimento delle informazioni.

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