Tool di Front-end e Dashoboarding efficace

Benvenuti a questo primo articolo del blog che prende ispirazione dal podcast (se non l’hai ancora visto eccolo qui) 

Oggi parleremo di strumenti di front-end e poi approfondiremo le migliori tecniche per creare una dashboard efficace per il top managment

Strumenti di Front – end

Il front-end è l’insieme di strumenti e tecniche che permettono la corretta visualizzazione dei dati. Quindi uno strumento di front-end all’obiettivo di esporre le informazioni nel modo più chiaro è leggibile possibile per l’utente finale e  di raccontare una storia

I dati infatti acquisiscono valore quando diventano informazioni e quando permettono al top Management, al Management o comunque a chiunque debba prendere una decisione di avere delle informazioni affidabili, sicure, immediate e di grande valore che gli permettono di indirizzare appunto la decisione per farlo.

Non basta avere il dato ,per quello cioè il sistema transazionale dove il dato “nasce”.

Non basta riuscire a estrapolare tutti i dati e collegarli tra di loro per dargli maggior valore è maggiore coerenza, per quello c’è il Data Warehouse e i tool di back-end.

Serve anche esporre il dato in maniera significativa (arte chiamata data-visualization).

Questo processo porta ad avere un’informazione coerente,strutturata e di grande valore.

Per poter visualizzare al meglio tali informazioni,c’è bisogno di strumenti ad hoc, studiati e creati proprio per ottimizzare la forma grafica con cui l’informazione viene veicolata.

Non possono essere gli stessi strumenti che si utilizzano per costruire l’informazione. Per ricapitolare, il  datawarehouse si occupa di estrarre i dati, di strutturarli, collegarli con dati provenienti da altri sistemi transazionali, da file esterni o comunque da altri processi funzionali.

Ma poi una volta che il dato è appunto strutturato è coerente è necessario mostrarlo per farlo Quindi si usa uno strumento diverso che è uno strumento di front-end.

Cos’è uno strumento di Front-end

La grandissima differenza è che lo strumento di front-end ha pochissimo se non nulla a che fare con l’estrazione e la manipolazione del dato ma si occupi “solo” di mostrarlo.

Possiamo sicuramente dire che ha una carenza dal punto di vista della modellazione del dato ma ha a disposizione tantissimi elementi grafici da poter sfruttare come ad i classici grafici presenti anche sul excell come il grafico a torta l’istogramma le barre in pila etc ma anche altre funzionalità più avanzate come ad esempio le mappe regionali, le bolle e tantissimi altri contenuti visivi che continuano ad aggiornarsi con una frequenza e velocità costante.

Tool più famosi

Tra i più famosi tool di front-end ci sono sicuramente SAC per quanto riguarda il mondo SAP, Power Bi per Microsoft,  Tableau e qlik sense.

Ognuno di questi tool sta intraprendendo anche la strada che lo porterà nel nel futuro ad essere più robusto e consistente dal punto di vista degli algoritmi previsionali del machine Learning con adesempio la possibilità di collegarlo a codice in R o in Python.

Ma comunque non è questo il suo obiettivo che è quello di raccontare una storia, di creare delle Dashboard che siano autosussistente che permettono un’analisi veloce delle informazioni.

Ovviamente ci riferiamo a dei tool che riportano informazioni principalmente al Management quindi non si tratta di una business intelligence operativa in cui si va a dare in forma tabellare in cui si riporta il dettaglio di tutti i dati a chi poi quotidianamente si trova ad operare nell’azienda livello operativo. Si tratta decisamente una business intelligente di tipo più manageriale in cui il focus è quello di dare solamente le informazioni principali, aggregate e di facile lettura e consultazione immediata

Dashboard efficaci per il Top Management

Dopo aver fatto una veloce arrellata dei principali strumenti di front-end  e dopo aver capito a cosa servono i front-end, possiamo analizzare le necessità di chi deve leggere  un report tipo manageriale, anche detto Dashboard e  proveremo a capire le tecniche base le regole base per poter costruire una dashboard efficace.

Possiamo pensare ad una Dashboard come una slide di Powerpoint in cui sono riportati i principali che KPI o comunque le principali informazioni sull’andamento generale di un fenomeno, di un ramo d’azienda  o dell’azienda in generale.

La dashboard rappresenta la classica reportistica destinata al Top Management,  quindi a persone che hanno poco tempo a disposizione per analizzare il fenomeno. Per questa ragione la dashboard deve cogliere gli aspetti principali le informazioni più importanti sul fenomeno stesso e  per farlo si avrà a disposizione una sola pagina in cui devono riportate tutte le informazioni importanti in maniera esaustiva e chiara.

Dobbiamo essere certi che un decision maker riesca a capire il messaggio complessivo che gli si vuole passare con questa unica slide. Non si tratta quindi di un di un report pensato per essere molto dettagliato e nè deve includere infiniti dettagli e infinite informazioni di poco rilievo ma anzi dobbiamo riuscire a fare lo sforzo di riconoscere le informazioni di grande rilievo, essere concisi e soprattutto essere chiari nell’esposizione. Per farlo ci aiuteremo sicuramente il più possibile con dei grafici ei forme visuali grafiche.

Possiamo immaginare la Dashboard come una slide di Powerpoint questo ci aiuta perché sicuramente possiamo immaginare tutta la storia dobbiamo raccontare un’unica pagina.

Chiarito gli aspetti fondamentali da tenere a mente quando si deve creare una dashboard, possiamo passare ad analizzare i fattori a cui prestare maggiore attenzione.

Pensa a chi sarà il destinatario della dashboard

Lo avevo accennato prima, ma è meglio ribadirlo. Per prima cosa dobbiamo avere ben chiaro in mente chi sarà il destinatario della dashboard. 

Nel nostro esempio stiamo ragionado su dashboard per il top managment e questo dato è da tenere a mente mentre progettiamo la dashboard

Ricorda sempre che devi fornire:

I dati giusti alle persone giuste

Un dirigente che vuole capire la situazione dell’azienda e la sua evoluzione non avrà le stesse esigenze di un direttore commerciale interessato ad analizzare la fluttuazione delle vendite per prodotto, per regione e via dicendo. Un report va creato in base alle esigenze del pubblico a cui è destinato.

Quali sono le informazioni rilevanti?

Ricollegandosi al punto precedente, a seconda di chi sarà il destinatario della dashboard è importante capire quali dati si desidera analizzare. Tali informazioni dovranno essere in linea con la strategia e gli obiettivi aziendali.

Questi indicatori chiave dovrebbero aiutare a identificare le azioni da intraprendere per consentire all’organizzazione di portare a compimento la propria strategia. Nel decidere quali dati mostrare nella dashboard, bisognerebbe essere selettivi in termini di quantità di informazioni visualizzate, lasciando la possibilità di ottenere elenchi estesi nei report più dettagliati. In un pannello di controllo, i dati vanno presentati in maniera sintetica.

Il consiglio, quindi, è di individuare chiaramente gli indicatori chiave (KPI) utili all’azienda in un determinato contesto, ed eliminare dalla schermata principale ogni informazione che non sia fondamentale, rendendola disponibile solo per ricerche più approfondite.

In tal modo le risposte saranno sempre davanti agli occhi dell’operatore, che non dovrà perdere tempo in ulteriori ricerche ed inutili interpretazioni dei dati.

Omettere informazioni irrilevanti: includere solo le informazioni di cui hanno bisogno gli utenti. Anche le informazioni rilevanti ma non essenziali riducono l’usabilità della dashboard, in quanto elementi di distrazione.

Curare l’aspetto grafico della dashboard

è  necessario curare il layout della dashboard così che i grafici siano una vera e propria guida per l’utente, gli forniscano le risposte che cerca e, se possibile, ne anticipino le richieste.

Per ottenere ciò, è necessario che i grafici ed i diagrammi interattivi siano chiari ed opportunamente posizionati sullo schermo, e soprattutto devono evidenziare in maniera significativa, gli indicatori chiave di cui abbiamo parlato al punto precedente.

In definitiva, la visione complessiva dei grafici deve rappresentare un’informazione d’impatto, che consenta all’operatore di recuperare i dati più utili con un semplice sguardo d’insieme.

Su questo punto, centrale nella realizzazione di una dashboard efficace, è necessario soffermarsi un altro pò .Vediamo quindi qualche altro consiglio:

 Evitare di rappresentare i dati usando le tabelle.

E se proprio si devono usare, assicurarsi di includere colori, dimensioni ed elementi distintivi per facilitarne la comprensione.

Sfrutta il punto più visto

La maggior parte degli utenti dà una scorsa al contenuto partendo dalla parte superiore sinistra. Dopo aver individuato lo scopo principale della dashboard, accertati di posizionare la vista più importante in modo che occupi o si estenda sull’angolo superiore sinistro della dashboard. 

Oltre alle rappresentazioni dei dati, all’interno del pannello di controllo bisognerà inserire un titolo che ne identifichi il contenuto, il logo aziendale e, a seconda della temporalità dei dati, la data o il mese di esecuzione. Infine, procedendo da sinistra a destra in ordine di priorità, andranno inseriti i grafici con gli indicatori chiave da analizzare.

Usa le dimensioni in modo strategico per visualizzare i valori

Con le dimensioni è possibile porre l’accento su informazioni pregnanti e aggiungere elementi contestuali. Nella precedente visualizzazione, le dimensioni delle sagome degli animali in via di estinzione variano in base alla loro grandezza. Tuttavia, le dimensioni possono indicare anche valori in scala. Invece dei colori, usa forme di dimensioni diverse in base ai valori dei dati.

Usare le dimensioni per rappresentare i valori è utile anche nelle mappe. Quando in una visualizzazione ci sono tanti punti dati delle stesse dimensioni, questi si confondono ed è difficile distinguere i valori. Però, facendo variare le dimensioni a seconda del valore e aggiungendo il colore come altro marcatore, la visualizzazione è

Disponi e ridimensiona gli elementi in modo adeguato: organizzare a ridimensionare gli elementi in base alla loro importanza e relazione reciproca. Gli elementi con le informazioni più importanti dovrebbero essere le più grandi e trovarsi nelle posizioni più in vista nella dashboard (Few 2017). Posizionare gli elementi più essenziali nell’angolo in alto a sinistra della dashboard e quelli meno importanti in basso a destra, considerando che la maggior parte delle persone legge dall’angolo in alto a sinistra a quello in basso a destra. Inoltre, raggruppare gli elementi molto relazionati gli uni con gli altri, in modo che appaiano sempre vicini e sia più facile rilevare la loro relazione. Gli elementi della mappa e della legenda della mappa, così come gli elementi d

Layout semplice ed essenziale :

Nella predisposizione dei grafici, pertanto, dovrà essere data maggiore rilevanza agli aspetti informativi, e l’aspetto estetico dovrà essere semplice ed essenziale, per veicolare dati ed informazioni nella maniera più intuitiva possibile.

Optare per soluzioni semplici: evitare di aggiungere elementi visivi e media non necessari alla dashboard. Limitare il numero degli elementi visivi di una dashboard a un massimo di sette. L’obiettivo principale di una dashboard è quello di presentare le informazioni in modo chiaro e qualunque visualizzazione superflua ingombra le dashboard. Se le dashboard sono semplici, le prestazioni saranno anche più fluide.

Fornire il contesto: evitare di usare numeri senza alcun riferimento in quanto possono complicare la comprensione dello stato operativo. Le informazioni sul contesto, quali obiettivi e valori dello storico, consentono di comprendere meglio i valori attuali e aiutano gli utenti a decidere se una situazione merita attenzione. Il contesto può anche aiutare gli utenti a identificare delle tendenze preoccupanti perché possano intervenire per evitare problemi futuri 

Forme lineari e colori primari aiuteranno a rendere ogni diagramma il più intuitivo possibile. Evidenziare in verde i dati positivi e in rosso le criticità rimane sempre il modo più semplice ed efficace per fornire l’informazione ricercata in un semplice colpo d’occhio.

Usare i colori in modo intelligente

un problema comune di design con le dashboard è la presenza eccessiva di colori. Ciò può renderle visivamente troppo forti e difficili da leggere. Usare i colori solo per visualizzare le differenze di dati o quando si vuole sottolineare che altri metodi non sono altrettanto efficaci. Quando si usa il colore, adoperare i set predefiniti di colori disponibili in certi elementi, come i grafici seriali e a torta. In questi set sono già predisposte delle combinazioni di colori gradevoli. Un altro problema comune riguarda l’uso del rosso e del verde, due colori che risultano uguali agli occhi di un daltonico 

I colori sono importanti, perché riescono a comunicare tanto senza parole. Però, l’uso dei colori richiede un delicato equilibrio: la regola migliore è non esagerare. Sfrutta i colori per evidenziare o ricalcare le informazioni. Troppi colori creano cacofonia, mentre l’uso di un solo colore o tante sfumature dello stesso possono creare confusione.

Anche le associazioni di colore sono importanti. Usa colori intuitivi, significativi per l’osservatore, affinché possa elaborare le informazioni più velocemente. Se stai analizzando delle temperature, usa il rosso per il caldo e il blu per il freddo. Anche il modo di usare i colori può incidere. Meglio mostrare valori coerenti o mettere in evidenza i contrasti nei dati.

Scegliere i grafici e i diagrammi più adatti

Non c’è un modello unico valido per tutto, perciò valuta e scegli con attenzione il giusto formato per la tua visualizzazione, affinché racconti al meglio la storia e risponda alle domande cruciali insite nei dati, senza perdere di vista lo scopo principale. A volte può essere utile combinare grafici correlati, dando il via a un’esplorazione più approfondita per trovare nuove informazioni e risposte fruibili per il business.

Grafici più diffusi

• I grafici a barre sono indicati per il confronto tra categorie con un’unica misura e rientrano tra le visualizzazioni dati più usate. Sono particolarmente efficaci con i dati che si possono suddividere in più categorie.
• I bullet chart mostrano l’avanzamento rispetto a un obiettivo confrontando varie misure e sono stati studiati per sostituire indicatori, misuratori e termometri nelle dashboard.
• I grafici lineari collegano diversi punti dati distinti, presentandoli in un’evoluzione continua. I cambiamenti da un valore relativo a un altro sono così visualizzati in modo semplice e diretto.
• Gli istogrammi e i diagrammi a scatola e baffi mostrano i punti in cui si concentrano i dati e permettono il confronto tra categorie.
• Le mappe rappresentano il modo più semplice per visualizzare le domande relative a un’area geografica o guidare all’esplorazione di un luogo.
• I grafici a torta sono ottimi per aggiungere dettagli ad altre visualizzazioni, ma di per sé non sono così efficaci. Per questo ogni anno, in occasione del Pi Day (14 marzo), il data scientist Kaiser Fung e il suo collega prendono un grafico a torta e lo trasformano in una versione più fruibile, in segno di protesta contro l’abuso dilagante di questo tipo di grafico.

Applica il testo in modo attento e intelligente

Infine, la scelta del testo può migliorare la visualizzazione, sia per il tipo che per la quantità di testo inserito. Anche se è facile distrarsi quando c’è troppo testo o se non è ben disposto, a volte affidarsi solo alle immagini non basta. Quando usi del testo, assicurati di mettere in risalto i dettagli importanti, come i singoli contributi dei membri dei Beatles alle canzoni e agli album pubblicati all’apice della loro carriera. Anche se siamo tarati per elaborare schemi e immagini a dispetto delle parole, inserire del testo dove serve davvero può fare una grande differenza.

Altri consigli utili

Ecco altre linee guida per portare le tue visualizzazioni a un livello superiore:

• Posiziona le cose più importanti da visualizzare in alto o nell’angolo in alto a sinistra. L’occhio in genere cade prima in quell’area.
• Inserisci al massimo tre o quattro grafici nella tua visualizzazione. Se ne aggiungi troppi, il quadro d’insieme si perde nei dettagli.
• Se hai più filtri, prova a raggrupparli. Come input visivo, racchiudili con un bordo sottile per indicare che hanno funzioni condivise.
• L’interattività può fare la differenza tra una visualizzazione estremamente confusionaria e un’analisi perfetta. Sei tu a condurre la storia e stimolare l’esplorazione, perciò quando inserisci elementi interattivi, assicurati che gli osservatori sappiano di poterli usare, ad esempio con delle brevi istruzioni.

Fabiano Sileo

Mi occupo di dati da quasi 10 anni ormai (da quando ho iniziato a lavorare praticamente) 

Negli anni sono stato dapprima  un consulente di Business Intelligence,  con uno dei software di Business Intelligence più importanti e completi sul mercato che è SAP BW (da poco diventato BW4HANA), e ho avuto modo di lavorare con grandissime realtà nazionali ed internazionali.

Da un paio di anni invece mi occupo di dati in un ente di Controllo di gestione e Planning. E questo mi ha permesso di mettere a frutto le competenze tecniche per analizzare e risolvere problemi di business

Ho creato “Dai dati alla Business intelligence” il primo podcast sui dati in italiano in cui intervisto esperti di Power Bi, DAX, Data Visualizzation, Machine Learning e AI per diffondere la cultura data-driven (scoprilo qui)

Le informazioni hanno un valore inestimabile e sono la cartina al tornasole di qualsiasi business mentre i dati da soli sono solo numeri!